Слияние документов в Word

Слияние документов (mail merge) используется для распечатки множества документов с переменными данными.

На этой странице будут обсуждаться только основные возможности, позволяющие начать эффективную работу с описываемой функцией.

Из английского названия можно догадаться, что это часто используется для распечатки писем. Например, вы хотите выслать много однотипных писем разным людям. В каждом письме меняется только ФИО и адрес.

Каждый, кому пришлось распечатать десяток-другой подобных документов (не говоря про сотни), прекрасно понимает, насколько трудоемка и чревата ошибками эта работа.

Некоторые другие примеры:

Способов выполнения этой работы достаточно много, но мы разберем один – последовательный с подговкой файлов вручную.

Для выполнения слияния потребуется создать два документа: основной и файл с данными.

Основной документ

Поскольку основное назначение слияния заключается в распечатке документов, будем обсуждать его именно на этом примере.

Основной документ представляет из себя то, что должно быть отпечатано на бумаге в виде бланка (пустографки). Но, если в обычной ситуации нужные места мы заполняет от руки, либо «впечатываем» их в текстовом редакторе, в эти места, то при объединении, в указываемые места вставятся нужные фрагменты текста.

Далее возможны два варианта:

  1. распечатываемый документ состоит из постоянной и переменной частей;
  2. надо «попасть» в нужные места готового бланка.

Нужно заметить, что документ может быть сколь угодно сложен, а при распечатке на цветном принтере и плотной бумаге иметь весьма «представительный» вид.

Пример подготовленного основного документа:

Предположим, нам надо распечатать много таких грамот.

На первой стадии

«Попадание» в уже распечатанный бланк

Документ с данными

Представляет собой документ Word с обычной таблицей, где каждая строка содержит данные для одного «письма». (Хотя источником может быть и файл базы данных.)

Названия граф должны содержать будущие имена вставляемых полей, в связи с чем, они не могут содержать пробелов, стандартно заменяемых на символ подчеркивания. Во многих литературных источниках настоятельно рекомендуется использовать для названий только латинские буквы и цифры. (То есть не использовать русские и другие национальные алфавиты.) Начинаться оно должно с буквы.

Ограничение: 63 колонки, то есть 63 фрагмента переменной информации.

Пример подготовленного файла с даными:

Слияние документов

Для начала соединения двух документов нужно выполнить команду меню Сервис→Письма и рассылки→Слияние... (Tools→Letters and Mailings→Mail Merge), которая запустит в панели задач (справа) помощника слияния. Того же можно достичь, открыв соответствующий пункт панели задач (Ctrl+F1). Работа разделяется на 6 шагов.

Для эффективной работы нужно включить инструментальную панель слияния, которая на первом этапе будет неактивной:


Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!


Трудности

За основными затруднениями можно обратиться к Справке.

Вместе с тем, самое главное нигде не упоминается.


Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!



Copyright © 1993–2020 Мацкявичюс Д.А. Все права защищены.
Никакая часть сайта не может быть воспроизведена никаким способом без письменного разрешения правообладателя и явной ссылки на данный ресурс.