Технологии ввода и редактирования данных в Excel

Очень непростой и чисто прикладной раздел.

Разработчики программы побеспокоились об удобстве пользователей, учитывая различные подходы. Вместе с тем, доступная литература по какой-то причине почти не упоминает о том, как выполнить основную работу с комфортом.

Разделить обсуждаемые вопросы я не считаю возможным, настолько тесно они переплетены и взаимозависимы.

Ввод информации путем копирования из внешних источников см. в разделе Копирование и вставка.

Построчный ввод

Изначальный вариант, ориентированный на печатание на пишущей машинке, когда имелся бумажный образец.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Поколоночный ввод

Очень часто логика ввода меняется, и нам удобно заполнить колонку (графу) таблицы, так как именно в ней собраны сведения. Другой, но не менее важной версией является единообразие формата данных. Проще вводить схожие десятичные числа, даты или текст, чем переключаться между ними.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

В качестве своего рода резюме, перечислим все клавиши завершения ввода в ячейку.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Проблема редактирования при вводе

Все люди до единого ошибаются. Одни меньше, другие больше. Считается, что профессиональный оператор допускает не более 5% ошибок.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Таким образом приходится внимательно следить за тем, в каком режиме вы находитесь в данный момент, что повышает напряженность труда. Но за это следует благодарить разработчиков, а не неопытность пользователя. Лично я предпочитаю второй способ (избегая работы с мышью), но не пренебрегаю и первым. Как всегда, хочу отметить, что владение всей совокупностью решений позволяет автоматически находить наиболее рациональное для текущей ситуации.

Добавление/удаление строк

Действие необходимо только при модификации существующей таблицы. Зато для колонок (столбцов) все работает идентично и используется довольно часто.

Есть много способов, и большинство из них «странные».


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Вновь создаваемая строка принимает все характеристики от предыдущей. Программисты Microsoft считают иначе, но это никак не меняет факта, да и неважно. Важно, что такой эффект нежелателен во многих случаях.

Когда он нужен, недопустим или противоречив? Как поступить в той или иной ситуации, не ошибиться и не потратить лишнее время? Попробуем последовательно разобрать несколько типовых случаев и выработать концепцию (и алгоритмы) на их основе. Во всех случаях будет производиться добавление строки в середину.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Добавление промежуточного итога. Особый случай, сопряженный с возможным внедрением в логику расчетов по таблице и основанный на однозначном упорядочении данных. Примером может стать таблица для лет, месяцев года, данных по подразделениям и т.д. Крайне сомнительно, что нет ячеек с итоговыми суммами и т.п. Приводимый случай корректировки структуры неизбежно приведет к необходимости исправления всех обобщающих формул.

Но здесь речь идет об использовании в процессе первичного ввода данных. Гораздо рациональнее сначала заполнить таблицу ими, а потом формировать аналитические строки.

Итак, вопрос алгоритма формирования промежуточных итогов принципиально зависит от их периодичности и создает три возможных ситуации, когда итог обобщает:


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Именно с этой позиции и постараемся оптимизировать работу. Заодно детально распишем все производимые действия.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Возможных ситуаций бесчисленное множество, равно как и осознание таблицы и её частей пользователем может иметь много вариантов. Из-за этого в реальной практике должны применяться комбинации изложенных алгоритмов.

Добавление множества пустых строк в середину таблицы также может быть произведено довольно эффективно.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Алгоритмы действий для столбцов абсолютно идентичны сказанному выше, за исключением следующих особен­ностей.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Копирование и вставка

Этот, казалось бы, тривиальный пользовательский навык имеет множество уникальных особенностей, что и послужило причиной его отдельного обсуждения. При этом он фактически является способом ввода (размножения) данных, далеко не такой однозначный, как может показаться на первый взгляд.

Использование его тонких механизмов может существенно расширить возможности, равно как незнание — сделать работу невыполнимой.

Копирование

См. также Копирование формул.

Важным моментом копирования является лишь понимание того, что можно скопировать как ячейку (диапазон), так и любой фрагмент текстовой части, составляющей содержание ячейки. Обратите внимание, что тема копирования и последующего использования дополнительных объектов, как то — диаграммы и т.п., обсуждаться пока не будет.

Возможные источники данных для копирования.

  1. Содержимое ячейки или его фрагмент. Одна из наиболее важных, но неописанных ситуаций.
  2. Ячейка таблицы.
  3. Предыдущая/соседняя ячейка таблицы.
  4. Диапазон ячеек таблицы, включая строку(и) и столбец(цы).
  5. Другое приложение.

Способы копирования

Прекрасно понимая, что все всё забывают, позволю себе напомнить основные способы копирования.

  1. Клавиатурные сочетания: Ctrl+C и Ctrl+Insert.
  2. Контекстное меню.
  3. Лента Главная⇒Буфер обмена⇒Копировать. Здесь присутствует простое копирование и копирование в виде рисунка.

    Второй способ может пригодиться, если вам нужно проиллюстрировать диапазон ячеек, например, в письме.

    Не забывайте, что векторное изображение вставить можно далеко не всегда.

  4. Также здесь уместно упомянуть Вырезание, суть которого заключается в перемещении данных.
    Клавиатурные сочетания: Ctrl+X и Shift+Del.

Принципиальной особенностью Excel является то, что фактически действие копирования не производится, кроме копирования текста ячейки. Осуществляется пометка ячейки или диапазона (цветная двигающаяся пунктирная рамка), сразу за которым должна последовать вставка.

При осуществлении одного из перечисленных действий выделение будет сброшено (исчезнет двигающаяся рамка) и вставка станет невозможной.

  1. Нажата клавиша Esc.
  2. Открыт любой диалог форматирования или произведено любое аналогичное действие кнопкой на ленте или клавиатурным сочетанием.
  3. Начато любое редактирование ячейки, включая вставку примечания.
  4. Если производилось вырезание, то идентичное блокирование произойдет после вставки (действие завершено).

Это обязательно нужно знать, так как ряд ситуаций требует сброса (отмены) незавершенного копирования. Например, вставка пустых ячеек.

Скопированный объект ячеек можно вставлять многократно, включая разные способы.

Копирование содержимого ячейки


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Копирование ячейки таблицы

Это действие следует рассматривать в качестве наиболее распространенного в повседневной работе. Именно на него ориентировано большинство книг и учебных материалов, оно же задействовано в заданиях ОГЭ и, частично, ЕГЭ.

Тема изменения координат при копировании рассмотрена в разделе Копирование формул. Здесь же обсуждаются остальные параметры.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Самым простым способом удаления всех свойств ячейки будет описываемый далее алгоритм.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Вывод очень прост. Знание механизмов и предварительная оценка их применимости позволит выбрать эффективный способ, а неизбежные ошибки исправляются достаточно легко.

Но крайне важно помнить и об обратной стороне: копировании свойств ячейки. Большинство пользователей с наличием некоторого опыта используют это, но действуют не системно, а по наитию.

Формат по образцу

Давайте дополним рассуждения действием Формата по образцу, упомянутого чуть выше.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Копирование соседних ячеек (дублирование)

В реальных данных, особенно при их больших объемах, часто можно столкнуться с тем, что соседние значения очень похожи. Например, отличаются на 1–2 символа, которые намного проще исправить, чем повторно вводить 2/5/10 других совпадающих знаков.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Вставка

Заметим сразу, что термин вставка в данном контексте означает исключительно добавление ранее скопированного содержимого буфера обмена. Возможности, связанные со вставкой, принципиально зависят от содержимого и источника копирования.

Также обратите внимание, что многие особенности вставки обсуждены при описании копирования, чтобы не разрывать причинно-следственную связь. Здесь продублирована лишь часть этой информации.

Способы вставки

Опять же, вспомним основные способы вставки.

  1. Клавиатурные сочетания: Ctrl+V и Shift+Insert.
  2. Контекстное меню (с вариантами, расширяемыми в Ленте).
  3. Лента Главная⇒Буфер обмена⇒Вставка, всплывающее меню которого принципиально зависит от содержания буфера.

    Знать и пользоваться соответствующими пунктами нужно обязательно. Меню интерактивно отображает предполагаемый результат, что помогает его оценить. Подробный разбор приведен в Специальной вставке.

    При наличии в буфере стороннего текста, появляется возможность дифференцировать данные.

    Подробно см. Мастер импорта текста.

  4. Если имеются активированные для копирования ячейки, то можно установить курсор в точку вставки и просто нажать Enter.
  5. Клавиатурное сочетание Ctrl+«Gray+» сразу вставит в активную точку скопированные строку или столбец. Если копировался диапазон, то предварительно будет выведен дополнительный запрос.

Содержание буфера обмена

Некоторые (основные или наиболее существенные) варианты:


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Изменение адресации при вставке см. Копирование формул.

....

Вставка диапазона ячеек

Диапазон, содержащийся в буфере обмена, может быть представлен:

  1. Единичной ячейкой (A1).
  2. Прямоугольной областью: частью строки (A2:D2) или столбца (A2:A5), частью нескольких строк и столбцов (A2:D5).
  3. Строкой (3:3).
  4. Столбцом (A:A).
  5. Совокупностью строк (3:5) или столбцов (D:E).

Здесь мы обсудим вставку, замещающую ячейки, а не сдвигающую их.

По вопросу вставки строк и столбцов со сдвигом других значений см. здесь. Также рекомендуется ознакомиться с разделом Ограничения.

Единичная ячейка

Предоставляет нам максимальную свободу и составляет основу работы при простейшем копировании формул. Её копирование также лежит в основе выполнения практических заданий ОГЭ по информатике, что совершенно справедливо, учитывая прикладное назначение.

Изменение адресации при вставке см. Копирование формул. Мы же обсудим рациональный порядок действий при вставке копии. Также сразу обратите внимание, что большинство особенностей вставки любых диапазонов ячеек подчиняются точно тем же закономерностям и будут описываться только здесь.

Исходное состояние: ячейка скопирована (Ctrl+X или Shift+Del), что обозначено движущейся вокруг неё пунктирной рамкой.

Здесь важно отметить, что ряд действий отменяет это состояние. Например, нажатие Esc, сохранение или любое редактирование.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Здесь имеет смысл обсудить все способы выделения ячеек. За исключением нелепиц, в том числе и от разработчиков.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

....

Вставка фрагмента столбца

Относится к крайне частым действиям, учитывая, что большинство таблиц содержит аналитические столбцы, в том числе обладающие периодичностью.

Стандартным вариантом будет: 1) вставка расчетной формулы в область, соответствующую данным; 2) добав­ление периодического блока.

Данные в расчетном столбце крайне часто используются в практике, в том числе возникая внезапно и временно. Это особенно актуализирует задание ОГЭ, где предлагается обрабатывать 1000 строк. Можно сделать работу за секунды, можно — за десятки минут.

Итак, нужно вставить формулу в диапазон D2:D1001, область A2:C1001 заполнена данными.

Алгоритм.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Вставка фрагмента строки

Активно задействуется в таблицах с большим числом расчетных колонок и констант. То есть, имеется 30 столбцов, из которых заполняются значениями только 10–15, остальные служат названным целям.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Вставка неформатированного текста

К этой категории будет относится фрагмент текста из ячейки или простейших текстовых редакторов типа Блокнота.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

См. также Копирование содержимого ячейки, Мастер импорта текста.

Вставка форматированного текста из другой программы

Так как обычный (Plain) текст описан выше, поговорим, например, про Word, как наиболее реалистичный источник.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

См. также Мастер импорта текста.

Некоторые проблемы вставки ячеек из буфера


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

.... Дополнение бесконечно.

Мастер импорта текста

Запуск осуществляется при наличии в буфере соответствующих данных через ленту Главная⇒Буфер обмена⇒Вставка⇒Мастер импорта текста.

Работа мастера разбита на 2 этапа. На первом определяется факт наличия разделителей и кодировка текста, проконтролировать которую не сложно по образцу.

Второй шаг зависит от настройки разделителей. Если они были указаны, то мы видим диалог детализации.

При указании фиксированной ширины....


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Вставка...


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Ограничения

Невозможность вставки ячеек для современных таблиц Excel почти нереальна, но всё же...


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Отсюда вытекает возможность введения искусственного «запрета» для добавления ячеек на листе.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Как решить проблему?


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

Можно использовать следующий алгоритм.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

P.S. Если таблицу создавали не вы, то настоятельно рекомендую сделать резервную копию (сохранить файл под другим именем). Ведь там могут оказаться и другие секреты.

Специальная вставка

Вряд ли стоит как-либо ограничивать эмоции: эта возможность в Excel реализована с просто фантастическими возможностями для пользователя. Но практика показывает не только мгновенное принятие данного функционала, но и почти тотальное незнание самого факта его наличия.

Закономерно, что в буфер обмена должно быть что-то скопировано.


Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:

  1. Студент I/II курса ВХК РАН
  2. Бывший студент ВХК РАН
  3. Подготовка к ОГЭ
  4. Подготовка к ЕГЭ
  5. VIP-пользователь
  6. Благотворитель

См. также Проверка ввода данных


Copyright © 1993–2021 Мацкявичюс Д.А. Все права защищены.
Никакая часть сайта не может быть воспроизведена никаким способом без письменного разрешения правообладателя и явной ссылки на данный ресурс.