Проверка ввода данных в Excel

Содержание

Введение
Контроль заполненности ячеек
Контроль вводимых значений
Списки
Контроль превышения значения

Введение

По умолчанию, вы обладаете абсолютной свободой и лишь немногие ситуации контролируются программой с выводом сообщений об ошибке.

Здесь будут разбираться решения или идеи для предотвращения соответствующих проблем.

  1. Факт заполнения ячейки, которая должна быть заполнена.
  2. Ввод числа или даты, которые должны соответствовать определенному диапазону.
  3. Идентичная предыдущей ситуация, но значение является результатом вычислений.
  4. ...

Контроль заполненности ячеек

Зачастую требуется заполнить большую таблицу, вводя в неё разнородные данные, в том числе получаемые из разных источников. Отсюда вытекает потенциальная многодневная работа, затрудняющая проверку введенности информации. Особенно сложной ситуация становится, когда результирующая таблица не помещается на экране.

Идея примера для объяснения

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Начнем с ситуации, когда невозможно или нежелательно какое-либо вмешательство в структуру или функционирование. То есть мы можем только помочь своему зрению.

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Другая ситуация, когда таблицу можно модифицировать в соответствии со своими желаниями.

1. Условное форматирование.

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

2. Дополнительные ячейки.

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Однажды мне пришлось обрабатывать огромную таблицу с размером ~20*150 экранов. Применение всех перечисленных технологий и предварительная подготовка аналитического листа, позволяли делать эту работу за несколько минут с передачей файла исполнителям для исправления (в базе данных). Рекомендованная методика предполагала делать отметку в ячейке при внесении правок, что удаляло окраску и пересчитывало число ошибок.

Контроль вводимых значений

Опечатываются все. Но далеко не всегда есть возможность обнаружить опечатки вовремя. Ещё хуже то, что далеко не все опечатки очевидны.

Здесь мы с вами поговорим о возможном создании более комфортных условий для оценки введенных вами значений средствами электронной таблицы.

Списки

Первичное средство условного контроля ввода уже встроено в Excel. Однако, точнее было бы говорить не о проверке, а об ограничении ввода. Это означает, что можно ввести лишь значение, заранее заданное в сформированном отдельно перечне (списке).

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Проблемы использования списков необходимо отчетливо понимать. В противном случае работа превратится в каторгу.

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Возможные способы решения (перенос расширенного списка на все ячейки).

Алгоритм 1 (базовый)

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Приведенный алгоритм обладает множеством недостатков, но крайне важен в качестве методики работы. Если список будет содержать десятки пунктов, то работа займет уже очень много времени.

Алгоритм 2 (только для дополнения списка)

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Решение на несколько порядков превышает предыдущее по эффективности, но однонаправлено.

Алгоритм 3 (изменение пункта списка). Последствием изменения становиться фактическая ошибочность всех значений ячеек, которые были заполнены под контролем предыдущего списка.

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Контроль превышения значения

На этом простом примере разберем возможные действия. И для начала сделаем это системным способом.

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Ещё раз. Если изменить число в желтой строке, изменятся и условия, то есть выделение фоном.

Усложним задачу указанием и верхней, и нижней границ.

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Усложним задачу еще раз. Создадим таблицу оценивания выполнения заданий студентами. Проблема в том, что за каждую работу свой максимальный балл и своя шкала для перевода в пятибалльную систему.

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Напоследок напомню ещё раз, что Списки позволяют ввести запреты на ввод данных, не соответствующих условиям, включая обсужденные выше. Это очень удобно, но лишает нас гибкости, создает ситуацию несвободы. Ими нужно пользоваться, но лишь когда лично вам так делать удобнее.

Copyright © 1993–2024 Мацкявичюс Д.А. Все права защищены.
Никакая часть сайта не может быть воспроизведена никаким способом без письменного разрешения правообладателя и явной ссылки на данный ресурс.