Microsoft Word: шаблоны (templates)

Вернуться к содержанию

Назначение

Шаблоны являются одним из самых мощных механизмов, встроенных в Microsoft Word, направленных на унификацию и автоматизацию работы.

Изначально, некий условный шаблон вшит в среду, а при любом изменении параметров по умолчанию, создается файл Normal.dot(m/x), куда и помещается все необходимое.

Немаловажным моментом являетсся то, что клавиатурное сочетание Ctrl+N по-прежнему создает новый документ на основе шаблона Normal, минуя диалоги.

Что хранится в шаблоне?

Шаблон имеет множество предназначений и содержит несколько ключевых информационных элементов.

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Размещение

Расположение папки для шаблона по умолчанию (Normal.dot*) изменилось в течении развития программы. Было:
C:\Documents and Settings\[Имя профиля]\Application Data\Microsoft\Templates\

Стало:
С:\Users\[Имя профиля]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

В среде русскоязычной версии Windows вы увидите «Пользователи» вместо «Users» (папка все равно называется «Users») и «Шаблоны» вместо «Templates» и не получите доступа к папке параметров приложения, которая является скрытой и по умолчанию не отображается. Вместо включения показа скрытых файлов, рекомендуется воспользоваться файловым менеджером, например, FAR.

Еще одно замечание. Папка с именем профиля будет называться так, как он был сформулирован при создании. После этого профиль может быть неоднократно переименован, но имя обсуждаемой папки сохранится в первозданном виде!

Кроме указанного места, существует папка для хранения личных шаблонов, куда следует помещать всё, что вы создаете, так как именно она открывается при запросе в диалоге создания новых файлов с указанием типа шаблона «Личные».

Documents\Настраиваемые шаблоны Office

Доступность

Во-первых, любой шаблон, размещенный в папке по умолчанию, доступен всегда. Но обращение к нему будет происходить только из файлов, созданных на его основе. Исключением является шаблон Normal.dot*,

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Учитывая всю совокупность перечисленных закономерностей, можно построить разные, удобные по обстоятельствам, схемы. Если при этом не учесть возможные противоречия, связанные с порядком поиска файла шаблона, неизбежны сбои. Отсюда вытекает вывод о необходимости стремления к простым и очевидным решениям. Лучшим из них будет подчинение рекомендациям текстового редактора («Настраиваемые шаблоны Office») и хранение резервных копий вне папок с документами (хотя бы убирать в подпапку).

Перенос шаблона из предыдущих версий

В версиях до 2007 главный шаблон назывался Normal.dot и имел принципиально другую структуру. Затем он был переименован в Normal.dotm, где последняя буква означает возможность сохранения макросов (программ на языке VBA) или обычный Normal.dotx — без макросов. Естественным образом возникает задача переноса наработанных ранее материалов. Причем ее актуальность с годами отнюдь не сводится к нулю.

Простейшим способом будет следующий алгоритм.

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Использование

Создание и редактирование шаблона

По своей сущности, шаблон первично является документом. Именно отсюда и вытекает способ его создания — из нового документа, который следует сохранить, присвоив ему в диалоге один из типов:

  1. Шаблон Word (*.dotx), что является предпочтительным для большинства ситуаций;
  2. Шаблон Word с поддержкой макросов (*.dotm);
  3. Шаблон Word 97-2003 (*.dot).

После этого в документе производятся необходимые изменения, связанные с содержанием документа, включая оформление колонтитулов и стилей.

При других обстоятельствах, подготовка первичного текста, включаемого в файл, может занять многие месяцы экспериментирования и доработки. После достижения нужного результата, готовый файл точно также сохраняется как (F12) шаблон.

Для редактирования шаблона следует открыть его, как обычный документ и внести изменения. Смысл имеют только два вида работ, совершаемых подобным образом, каждый из которых имеет нюансы.

  1. Правка содержимого текста отразится только на вновь создаваемых из шаблона документов.
  2. Изменение стилей будет иметь эффект только для документов, у которых настроено автообновление стилей (при условии их открытия) или вновь создаваемых из шаблона документов.

Создание документа из шаблона

Данное действие означает, что будет создан новый документ, содержащий текст, оформление страниц и колантитулов, а также набор стилей, присутствующих в шаблоне. Кроме того, при открытии такого файла, автоматически дополнительно открывается его шаблон с предоставлением пользователю доступа к его содержанию (автотекст, макросы).

Для Word 2016 запуск осуществляется через вкладку ленты Файл.

«Новый документ» означает создание файла из шаблона Normal.dot(m/x), что дублируется горячей клавишей Ctrl+N.

Надпись К сожалению, нам не удалось загрузить популярные шаблоны, поэтому они сейчас не отображаются. выводится в связи с автономностью рабооты. Устранить этот сбой можно нажатием на надписи «Автономная работа», в результате чего вы увидите перечень стандартных шаблонов.

Для Word 2003 Русский English

Русский English

Подключение шаблона к существующему документу

Такое использование имеет целый ряд ограничений. Однако, давайте сначала разберемся, зачем это может понадобиться?

  1. Доступ к макросам.
  2. Доступ к глоссарию.
  3. Автообновление стилей.

Доступ к настройке присоединенного шаблона в Word 2016 осуществляется через вкладку Разработчик (Developer), по умолчанию отключенную в программе.

Для Word 2003 Русский English

Недостатки и достоинства работы с шаблонами

Поскольку всё должно быть обосновано и всё имеет свою цену, необходимо принимать взвешенные решения опираясь на понятные аргументы. Перечни будут формироваться постепенно.

Достоинства

  1. Максимальная управляемость форматированием

Недостатки

  1. От использующего технологию пользователя потребуется достаточно высокая квалификация.
  2. Изначально должна быть проделана большая работа по продумыванию назначения и способов реализации задуманного. Следует заранее настроится на то, что ошибок избежать не удасться
  3. Невозможность изменения текстов файлов при их исправлении в шаблонах.

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Copyright © 1993–2020 Мацкявичюс Д.А. Все права защищены.
Никакая часть сайта не может быть воспроизведена никаким способом без письменного разрешения правообладателя и явной ссылки на данный ресурс.